О системах учета рабочего времени для предприятий

Не будем спорить, внешне почти все так и выглядит. Попробуем разобраться, что внутри? Как все работает? Зачем, собственно, нужно? И стоит ли в это вкладывать деньги?

С денег и начнем. Представьте, что некий сотрудник вашей компании опаздывает каждое утро на 10-12 минут. Вроде бы ничего страшного. Но за неделю это уже 50-60 минут, а за месяц «набегает» почти 4 часа рабочего времени. При окладе в 400 латов в месяц (или в среднем 19 латов за 8-ми часовой рабочий день) потери от его ежедневных опозданий составят около 10 латов в месяц. Не так уж и много. А если на предприятии не один сотрудник опаздывает на 10 минут? А если опаздывает не на 10, а на 20 или все 40 минут?

Рабочее время сотрудников - ценный ресурс любой компании. Грамотный подход к учету рабочего времени не только повышает уровень трудовой дисциплины, но и имеет прямой экономический эффект, особенно ощутимый на больших предприятиях. Халатное отношение работников к своему рабочему времени для предприятия складывается в реальные потери, если хотите, - упущенные возможности. Поэтому, прежде чем говорить о затратах на установку системы учета рабочего времени, надо оценить потери предприятия из-за нарушений трудовой дисциплины. Оценить и просчитать: чем больше сотрудников в организации, тем быстрее установка автоматизированной системы учета рабочего времени себя окупит.

Принцип работы систем учета рабочего времени заключается в том, что у каждого сотрудника имеется персональная пластиковая ID-карта (индивидуальный идентификатор), без которого невозможно войти в здание или покинуть его. Зачастую по этой причине программа учета рабочего времени совмещается с системой контроля доступа.Контроллер системы доступа автоматически фиксирует время, когда карточка была активизирована на вход/выход. Как результат - система четко фиксирует время прибытия и убытия сотрудников, а также их отлучек среди рабочего дня, что и требуется от системы учета рабочего времени. Время, в течение которого сотрудники находятся на рабочем месте, фиксируется в базе данных системы. А программное обеспечение, в зависимости от поставленной задачи, позволяет автоматически рассчитать заработную плату, учитывая сверхурочные или ночные часы. Современные системы учета рабочего времени предусматривают возможность устанавливать сменные графики работ, отмечать информацию об отпусках и больничных, необходимую для корректного расчета заработной платы.

В теории все выглядит очень заманчиво. Не система, а просто волшебница какая-то. Ни тебе работников отдела кадров, ни бухгалтера по зарплате не надо. Все само учитывается, считается и дисциплина с производительностью растет. За комментариями обращаемся к Александру Емельянову – руководителю IT-компании «Latvijastīkli», предлагающей на рынке Латвии комплексные системы учета рабочего времени).

Электронный учет рабочего времени – важный управленческий инструмент. Не хочется повторяться, но установка системы учета рабочего времени позволяет руководителям компании решать целый комплекс проблем. Причем, повышение трудовой дисциплины здесь не единственная и даже не первостепенная задача.

Разрабатываемые нами системы позволяют учесть практически любые нюансы специфики работы того или иного предприятия. Установка системы позволяет работать по сети. То есть вести единый одновременный учет в территориально удаленных подразделениях или филиалах компании. Бухгалтерия или отдел кадров могут находиться в другом городе, но это не значит, что у них не будет on-line данных о персонале производственного корпуса.

Наши системы позволяют составлять табели рабочего времени неограниченного количества работников, разбивая их на необходимое количество подразделений. Причем график работы в этих подразделениях (отделах или филиалах фирмы) может быть абсолютно разным. Это так называемый справочник подразделений. Логично, что программа учета рабочего времени позволяет вести и справочник работников. На каждого работника заводится учетная карточка, в которой регистрируются персональный код, ФИО, табельный номер, должность и указывается подразделение, в котором работник зарегистрирован. В «истории» регистрируются специальные интервалы времени: отпуск, болезнь и т.д. Эти интервалы автоматически отмечаются в табеле соответствующего подразделения. Таким образом, у руководителя подразделения отпадает необходимость «рисовать восьмерки». Программа фиксирует время по каждому работнику. На основании данных регистраторов формируется табель отработанного времени за месяц. Вычисляется общее рабочее время, количество отработанных дней, а также выделяется «ночное» рабочее время. Также в табеле отражаются данные по отпускам, болезням и прочее. Табель выгружается в MicrosoftExcel. В табеле можно открыть карточку работника по каждой дате, в которой можно увидеть фактическое время прихода и ухода, а также интервал между этими событиями. Карточка работника для удобства пользователей так же выгружается из программы в MicrosoftExcel.

Все эти учетные формы в программе сводятся в общую базу данных, необходимых для формирования ежемесячного расчета и начисления заработной платы, больничных, учета отпусков и т.д. Повторюсь, что все эти расчеты автоматизированы. То есть программа выдает сформированный табель рабочего времени, на основе которого можно начислять заработную плату. Поэтому, на наш взгляд, система учета рабочего времени – отличный инструмент не только для специалистов по персоналу и руководителей локальных подразделений, но и для бухгалтеров по заработной плате.

Данные в программе архивируются. Но архив является «живым». При необходимости из программы можно получить любые произвольные отчеты: кто в какой день и сколько часов работал сверхурочно или кто и когда был на больничном .

Программа поддерживает как русский, так и латышский язык. Может быть интегрирована в действующую на предприятии бухгалтерскую программу. Система позволяет работать с данными “удаленно”, т.е. ответственным специалистам нет необходимости физически находиться на территории предприятия. И самое главное, что я в заключение хотел бы отметить, - это индивидуальный подход. Каждое предприятие в своем роде уникально, поэтому каждая разработанная нами система учета рабочего времени не похожа на другую. Прислушаться к пожеланиям заказчика и учесть все мелочи – наша задача. Ну а задача системы учета рабочего времени – помогать нашим клиентам работать и зарабатывать!